Hiểu các báo cáo theo dõi email và tìm cách để nâng cao số lượng độc giả
Một trong những đặc trưng nổi bật của dịch vụ kinh doanh thư điện tử là theo dõi và báo cáo. Với những người đầu tiên làm quen với dịch vụ kinh doanh thư điện tử, họ rất sợ khi thấy rằng họ có thể biết được ai đang xem (hoặc không xem) thư và những người này đang xem chuyên mục nào.
Nhưng sau những vui mừng ban đầu vì đã phát hiện ra công cụ hữu hiệu, phản ứng tiếp theo có thể có chút gì đó mang tính bối rối hoặc thất vọng. Tôi đã nghe những câu hỏi như: Một tỉ lệ tốt là gì? Tại sao chỉ có 40% khách hàng trong danh sách mở thư của tôi? Khi tôi bắt đầu gửi email, tỉ lệ mở thư là 60% và bây giờ nó giảm xuống còn 37%, chuyện gì xảy ra vậy?
Đầu tiên, bạn nên biết tỉ lệ mở thư nói lên điều gì. Về cơ bản, đó là tỉ lệ khách hàng mở email của bạn (những địa chỉ khoác lác không được xem xét đến trong này). Đặc trưng báo cáo của kinh doanh dịch vụ thư điện tử là theo dõi số lượng mở thư lần đầu tiên, có nghĩa là chỉ tính một người mở thư ở lần đầu tiên, còn những lần sau này không tính nữa.
Tỉ lệ mở thư không phải là một môn khoa học chính xác; mở thư một lần có thể được tính quá ít hoặc quá nhiều. Thư điện tử không được tính khi người mở thư đặt chế độ tắt hình ảnh hoặc khi họ đọc ở thanh công cụ như BlackBerry hoặc Treo. Mở thư một lần có thể được tính quá lên khi ai đó mở thư của bạn ở thanh preview pane (nơi gửi lại thông tin theo dõi) mà không thực sự mở email.
Vì thế khi bạn có tỉ lệ của mình, bạn nên cảm thấy như thế nào về tỉ lệ mở thư? Một phương pháp để bắt đầu là so sánh chúng với các tiêu chuẩn ngành. Theo như cuốn “Hướng dẫn những điểm mốc trong kinh doanh email 2006 của MarketinSherpa”, tỉ lệ phổ biến cho tỉ lệ mở thư B2C của năm 2004 và 2005 là từ 30 đến 39% và tỉ lệ mở thư B2B là từ 10 đến 29%. Tỉ lệ mở thư cũng rất đa dạng bằng nhiều hình thức kinh doanh. Theo chỉ số Harte-Hanks Postfuture từ tháng Giêng đến tháng Sáu năm 2006” thì các nhà hàng có tỉ lệ mở thư cao nhất trong 13 loại hình doanh nghiệp được xem xét đến trong giai đoạn này, trong khi các cửa hàng bán lẻ có tỉ lệ thấp nhất.
Những con số này mang ý nghĩa gì? Theo các tiêu chuẩn ngành, nếu tỉ lệ mở thư của bạn đạt 35% thì công việc kinh doanh của bạn đã rất tốt rồi. Nhưng đừng đánh giá tỉ lệ mở thư dựa trên những số liệu này, hãy đánh giá nó dựa trên việc bạn vừa thực hiện. Để kiểm tra các kết quả của bạn, hãy vạch ra xu hướng của tỉ lệ. Trong 12 tháng qua, khi nào bạn thành công nhất? Và làm lại chiến thuật này.
Nếu tỉ lệ mở email không được như bạn mong đợi hoặc bạn nghĩ nó đáng lẽ phải cao hơn thế thì dưới đây là 5 cách bạn cần phải làm để cải thiện tình hình:
1. Gửi nhiều email có mục tiêu hơn nữa. Nếu bạn biết địa chỉ và mối quan tâm của khách hàng nhiều hơn thì bạn sẽ đặt mục tiêu cho email của bạn tốt hơn và nhờ đó sẽ nâng cao tỉ lệ mở thư của bạn. Bạn có bao giờ nghĩ rằng bạn có thể làm thế nào để chia danh sách của bạn thành những nhóm quan tâm? Nỗ lực này sẽ mang lại hiệu quả. Bạn có thích không khi bạn nhận được email về thứ gì đó mà mình thực sự quan tâm? Và bạn có muốn mở email đó ra không?
2. Cải thiện các dòng tiêu đề. Một dòng tiêu đề hay sẽ nâng cao khả năng email được mở. Tiêu đề chứa đựng những lợi ích hấp dẫn sẽ làm cho khách hàng của bạn biết rằng email đó mang đến cho họ thứ gì. Làm chúng thú vị hơn và cố gắng để khêu gợi trí tò mò của độc giả. Bạn muốn họ cảm thấy tò mò và buộc phải tìm hiểu sâu hơn. Thêm vào đó, bạn nên tránh việc luôn sử dụng thán từ và dấu cảm thán như “tự do” và “bán hàng”.
3. Kiểm tra những lần gửi thư. Cố gắng gửi thư vào những ngày hoặc những thời gian khác nhau trong ngày để xem liệu bạn có được tỉ lệ mở thư cao hay không. Chúng tôi đã thấy nhiều khách hàng cải tiến tỉ lệ của họ từ 15 đến 20% bằng việc thay đổi thời gian gửi thư. Lâu nay người ta vẫn cho rằng thứ Ba và thứ Tư là những ngày tốt nhất để gửi thư nhưng năm 2006 eROL đã đưa ra một báo cáo chỉ ra rằng tỉ lệ mở thư cao nhất là vào các ngày cuối tuần – 38% vào ngày thứ bảy và 37% vào ngày chủ nhật còn trong tuần thì thứ hai là ngày email được mở nhiều nhất với tỉ lệ là 35.7%. Bởi vì tỉ lệ mở thư khác nhau ở các ngành nghề khác nhau cho nên một điều rất quan trọng là bạn phải biết thời gian tốt nhất để gửi thư.
4. Kiểm tra tên gửi đi của bạn. Liệu tên gửi đi của bạn có dễ nhận biết? Liệu các khách hàng của bạn có biết bạn từ đâu tới? Nếu không, họ có vẻ có xu hướng xoá thư của bạn vì thế bạn cần một cái tên mà khách hàng của bạn quen thuộc từ dòng “nơi gửi”. Trong hầu hết các trường hợp, đó không phải là tên của bạn (hoặc tên của người trong công ty đã gửi email của bạn đi). Tốt nhất là bạn nên sử dụng tên của công ty mặc dù bạn cũng có thể sử dụng tên khác nếu như khách hàng của bạn dễ nhận ra tên này và tên ấy trở nên có ý nghĩa.
5. Đánh giá mức độ thường xuyên gửi thư. Bạn có thể gửi quá nhiều hoặc có thể gửi chưa đủ. Gửi quá nhiều thì người đọc sẽ không mở thư, gửi không thường xuyên thì họ sẽ không nhớ ra bạn. Bạn nên hỏi khách hàng của bạn mức độ họ muốn nhận được tin từ bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách đưa cho họ sự lựa chọn để xem họ muốn nhận email của bạn hàng tuần hay hàng tháng.
Sử dụng để liên hệ với các khách hàng, bạn sẽ có lợi khi biết ai đó quan tâm đến những gì bạn đang nói hay đang bán. Và khi ai đó mở thư của bạn, đó là lúc bạn đang ươm mầm và bạn cần nhắc nhở họ “Khi bạn cần, tôi sẽ có mặt”. Bằng việc theo dõi và báo cáo, bạn sẽ biết bạn đã ươm được bao nhiêu mầm và bạn có thể theo dõi nó phát triển như thế nào.